このサービスでできること
一度整えた仕組みを、ずっと使い続けられる状態に。
書類処理の仕組みは、整えたら終わりではありません。業務が変われば書類の形式も変わります。取引先が増えれば処理量も増えます。季節によって種類が変わることもあります。
継続的な処理サポートは、そうした変化に合わせて仕組みを調整しながら、処理が安定して続くようにするサービスです。毎月の簡潔な報告書で、状況を共有します。
月次の処理継続
書類処理が毎月安定して動き続けるよう管理します
定期的な精度見直し
読み取り精度を定期的に確認し、ズレが生じたら調整します
月次報告書の提供
処理件数や精度の状況を、わかりやすい形でお伝えします
こんな状況ではありませんか
「うまく動いていたのに、いつの間にかズレていた」
一度設定した仕組みも、時間が経つと少しずつ合わなくなることがあります。書類のレイアウトが変わった、新しい取引先が加わった、処理量が増えてきた——そういった変化が積み重なると、読み取り精度が下がり、スタッフの修正作業が増えていきます。
「誰かが定期的に確認してくれれば安心なのに」と感じていても、社内にその余裕がない場合がほとんどです。
このサービスは、そういった「継続的な管理」をCopperfield Traceが担う形です。仕組みの状態を定期的に見て、必要に応じて調整し、報告します。
わたしたちのアプローチ
変化を見守り、必要なときに手を加える。
毎月、処理の状態を確認します。読み取り精度が目標を下回っている場合は、ルールの調整を行います。新しい書類の形式が加わった場合は、対応できるよう設定を拡張します。
月次の報告書は、処理件数・精度・調整内容を簡潔にまとめたものです。難しい技術的な説明はせず、担当者が状況を理解しやすい言葉で記述します。報告書は社内での共有にもそのまま使っていただけます。
処理状況の確認と報告
処理件数・精度・問題点を確認し、簡潔な報告書をお送りします
精度調整と設定の更新
書類の変化や精度の低下が見られたら、速やかに対応します
処理範囲の見直し相談
3ヶ月ごとに、対応範囲を広げるかどうかをご一緒に考えます
月々の流れ
毎月、静かに、確実に動いています。
前月の処理データを集計
処理件数、読み取り精度、スタッフによる修正率などを確認します。数字の変化から、何が起きているかを読み取ります。
必要に応じた調整作業
精度に問題があれば読み取りルールを調整します。新しい書類形式が発生していれば、対応できるよう設定を更新します。
月次報告書のお届け
当月の処理状況と調整内容をまとめた報告書をお送りします。A4一枚程度の簡潔な形式で、担当者がすぐに把握できる内容にしています。
処理範囲の見直し相談
業務の変化や、対応範囲を広げる必要性について、担当者とゆっくり話し合います。拡張を急ぐことはせず、チームの準備が整ってから判断します。
ご投資の内容
月々の費用と、含まれるもの。
継続的な処理サポート
¥66,000
税別・月額
- 月次の処理状況モニタリング
- 読み取り精度の調整（月2回まで）
- 新形式書類への対応設定（月1種類まで）
- 月次報告書の作成・送付
- 四半期ごとの処理範囲見直し相談
- メールによる随時質問対応
このサービスは、月単位でのご契約です。最低契約期間は3ヶ月からとなっています。3ヶ月経過後は、1ヶ月前のご連絡で解約が可能です。
書類仕分けシステムの構築（サービス 02）を経てからご利用いただく場合、すでに整っている仕組みをそのまま継続してサポートします。他の方法で仕組みをお持ちの場合も、状況を確認した上でご対応が可能です。
月額以外の費用について
通常の調整・更新作業は月額に含まれます。書類の種類を大幅に拡張する場合や、システムの根本的な再設計が必要な場合は、別途ご相談となります。事前に費用の見積もりをお伝えしてから進めます。
方法論の背景
「継続的な管理」が、精度を保つ理由。
書類の読み取り精度は、設定直後が最も高い状態ではありません。実際の書類を処理するなかで、想定していなかったパターンが現れます。それを定期的に確認して調整することで、精度は時間とともに高まっていきます。
月次の報告書は、その過程を可視化するためのものでもあります。数字の変化を継続的に見ることで、チームは仕組みへの信頼を積み重ねていきます。
精度の傾向
継続利用で向上
定期調整により、読み取り精度は運用を重ねるほど安定します
報告書の形式
A4・1〜2枚
読むのに時間をとらせない、簡潔な形式を心がけています
対応可能な書類数
複数種類に対応
月額の範囲内で、複数種類の書類処理をサポートします
※ 数値は過去の実施実績に基づく参考値です。書類の種類・状態・処理量によって異なります。
安心してご相談ください
長く続けられる関係を、大切にしています。
継続サービスは、信頼があってはじめて成り立ちます。報告書の内容が不明瞭であれば率直にお伝えいただきたいですし、調整の方向性に疑問があればいつでも相談してください。
最低3ヶ月のご契約期間は、仕組みが安定するために必要な期間として設けています。3ヶ月の間に「合わなかった」と感じた場合は、率直にお聞かせください。改善できるところは対応します。
継続サポートのお約束
- 月次報告書は毎月末日までにお届けします
- 精度が基準を下回った月は、翌月の優先対応として調整します
- 追加費用が発生する場合は、事前に見積もりを提示します
- 解約時にはデータと手引きの引き継ぎをサポートします
はじめ方
開始までの流れ。
お問い合わせ
現在の書類処理の状況を簡単にお知らせください
現状確認
仕組みの有無や書類の状況を確認し、サービス内容を調整します
初月の設定
既存の仕組みの状態を確認し、必要な調整を行ってから開始します
継続サポート開始
月次の処理サポートと報告が定期的に届きます
すでに書類仕分けシステムの構築（サービス 02）をご利用の場合は、そのままこのサービスへ移行できます。改めて設定をやり直す必要はありません。
他のサービス